Gasten die een periode willen die (nog) niet vrij is, zetten zich via je website op de wachtlijst. De tool controleert de kalender van het huis en laat het jou weten zodra de periode boekbaar is. Jij kiest of de gast dan automatisch, met één tik of door jou zelf gemaild wordt.
In het kort
- Aanmelding – de gast gebruikt „Periode niet vrij?” op de huispagina: data, naam, e-mail en toestemming. Of jij zet iemand op de wachtlijst met de +.
- Controle – de tool opent de huispagina, kiest de data in de kalender en kijkt of er een prijs verschijnt.
- Live-check – bij een prijs klikt de tool ook op Boeken. Opent de boekpagina, dan is de periode echt vrij. Meldt de site dat hij niet meer beschikbaar is, dan loopt de kalender achter en telt de periode als geblokt. Er wordt niets ingevuld of geboekt.
- Melding aan jou – per push en/of mail bij een nieuwe aanmelding en zodra een periode boekbaar is.
- Gast mailen – automatisch, met Nu versturen, of met Zelf mailen vanuit je eigen mailprogramma.
Wachtlijst
Alle open aanmeldingen: van gasten en je eigen periodes. Boekbare staan bovenaan. Het rode getal op het tabblad = boekbare periodes waarvan de gast nog niet gemaild is.
Status (label rechtsboven)
- Boekbaar – de periode of een alternatief is te boeken.
- Geblokt – bezet, geen aankomst- of vertrekdag, minimumverblijf, of de kalender loopt achter.
- Niet vrijgeschakeld – die maand staat nog niet in de kalender.
- Controle mislukt – de pagina gaf geen kalender (storing of dode link).
- Nog niet gecontroleerd – wacht op de eerste controle.
Regels op de kaart (van boven naar beneden)
- Aangemeld / Handmatig ingevoerd / Toegevoegd – wanneer en hoe de kaart erbij kwam.
- De gevraagde periode, de gast met de vlag van zijn taal, en het e-mailadres. Bij een eigen periode: „Eigen periode” met je notitie.
- ⓘ redenregels:
- Was al boekbaar bij aanmelding (oranjerood) – de gast had direct kunnen boeken. Hiervoor is er een aparte mailtekst.
- Alternatief vrij: … → … (groen) – de gekozen data niet, maar een paar dagen ervoor of erna wel (vaak bij een vaste aankomstdag).
- Live-check: kalender niet actueel (oranje) – de kalender toont vrij, maar boeken lukt niet.
- Grijs – andere reden waarom het niet boekbaar is, bijv. „Bezet vanaf …”.
- Laatst gecontroleerd of Boekbaar gemeld, met het camera-icoon: schermafbeelding van wat de tool zag. Na een live-check is dat de boekpagina of de melding van de site.
- Gemaild … of Mail wordt verstuurd … – de stand van de mail aan de gast.
Knoppen: Nu versturen laat de tool de gast mailen (na één bevestiging, binnen ±2 min). Zelf mailen opent je mailprogramma met de tekst al klaar.
Vegen (telefoon): naar rechts = afgehandeld, naar links = verwijderen. Op de computer staat dit in het menu ⋯. Verwijderen gaat zonder vraag: de kaart gaat als Verwijderd naar het Archief.
Zoeken en filteren: zoek op naam, e-mail, huis of code. Het filtericoon filtert op status, site en bron (via website, handmatig of eigen periodes).
Archief
Hier staan afgehandelde kaarten met de reden: Gast gemaild, Door jou afgehandeld, Aankomstdatum voorbij of Verwijderd.
- Naar rechts vegen (of ⋯) zet een kaart terug op de wachtlijst.
- Naar links vegen verwijdert hem definitief.
- Opnieuw mailen stuurt de gast nog een keer de mail.
- Na de bewaartermijn (Instellingen) worden kaarten vanzelf gewist.
Wanneer wordt er gecontroleerd?
- Meteen na elke nieuwe aanmelding.
- Volgens schema – van elk kwartier tot één keer per week; bij dagelijks of minder vaak op een vast tijdstip. Of alleen bij nieuwe aanmeldingen.
- Nu controleren – knop bij Instellingen.
De tool kijkt ook tot 3 dagen vóór en na de gekozen aankomst (zelfde aantal nachten). Periodes die al als boekbaar gemeld zijn, worden daarna niet meer gecontroleerd. Bij een lange wachtlijst werkt de tool in porties van 40 en gaat hij elke ±5 minuten verder. Wordt een geplande ronde gemist, dan haalt de tool die bij de volgende kans in.
Dode link: geeft een huispagina twee keer achter elkaar geen kalender, dan krijg je één melding „Link werkt niet meer”.
De controle telt niet mee als bezoeker: tracking (Analytics, Ads, Facebook enz.) wordt niet geladen.
Mailteksten
De mail aan de gast, per taal (Duits, Nederlands, Engels) en per soort: Nu boekbaar en Was al boekbaar. Invulvelden worden automatisch vervangen:
{gast} naam · {huis} accommodatie · {van} {tot} data · {link} link naar het huis · {site} naam van de site · {anders} zin bij afwijkende data
Met Standaardtekst zet je een tekst terug naar het origineel. Bovenaan kies je welk mailprogramma Zelf mailen op dit apparaat opent.
Mails aan gasten komen van noreply@vidavilla.com; een antwoord van de gast gaat naar het info-adres van de juiste site. Een kopie staat bij Verzonden van het postvak noreply@.
Toevoegen aan wachtlijst (+)
- Voor een gast – bijv. een gast die belde: naam, e-mail en taal (vlag). Werkt verder precies als een aanmelding via de website.
- Voor mijzelf – een periode die je zelf in de gaten wilt houden, met een notitie. Je krijgt een melding als hij boekbaar is; er gaat geen mail naar een gast.
Aankomst en vertrek kies je in één kalender.
Instellingen
Alles wordt direct opgeslagen.
- Controle – frequentie, tijdstip, live-check aan/uit, en Nu controleren.
- Wachtlijst – max. periodes per gast (per e-mailadres tegelijk), en hoe lang afgehandelde en verwijderde kaarten bewaard blijven.
- Gast mailen – automatisch mailen als een periode boekbaar wordt, en apart: ook als hij al boekbaar was bij aanmelding.
- Meldingen voor mij – nieuwe aanmelding en periode boekbaar, per push en/of mail, en naar welk adres de mails gaan.
- App – het adres van de app. Daar gaan de links in mails en pushmeldingen naartoe; verhuist de app, dan pas je het hier aan.
- Push op dit apparaat – pushmeldingen aanzetten op deze telefoon of computer, en een testmelding sturen.
- Kleuren per site – de huisstijlkleur van de popup per website.
Goed om te weten
- Een gast krijgt alleen vanzelf een mail als automatisch mailen aan staat.
- Prijzen staan bewust niet in de mails; de gast ziet de actuele prijs op de site.
- De controle draait op GitHub en de gegevens staan in Supabase.
VV Beschikbaarheid Checker